Algemene Boekingsvoorwaarden
Platform Music & Media BV
Versie Januari 2025
1. ALGEMEEN
- Op al onze diensten, leveringen en aanbiedingen zijn deze algemene voorwaarden van toepassing. Afwijkingen en/of aanvullingen zijn slechts geldig indien schriftelijk overeengekomen.
- Wanneer wij bij de uitvoering van een overeenkomst gebruik maken van een of meerdere derden, dan zijn wij gerechtigd ook een beroep te doen op door deze derde(n) gehanteerde algemene voorwaarden.
2. OFFERTES
- Al onze aanbiedingen zijn vrijblijvend, tenzij dit expliciet en schriftelijk anders is overeengekomen.
- Offertes zijn maximaal 14 dagen geldig, gerekend vanaf de datum waarop ze zijn uitgebracht.
- Na het accepteren van een offerte behouden wij altijd het recht om binnen 14 dagen onze instemming te herroepen.
3. OVEREENKOMST
- Een aanbieding wordt een definitieve overeenkomst zodra de opdrachtgever de boeking mondeling, via e-mail, WhatsApp of SMS heeft bevestigd bij Platform.Agency.
- Wij behouden ons het recht voor om zonder opgave van redenen offertes, overeenkomsten of boekingen te weigeren.
- De opdrachtgever mag een artiest niet zonder onze schriftelijke toestemming doorboeken aan derden. Aan deze toestemming kunnen wij altijd aanvullende voorwaarden verbinden.
- Wijzigingen en/of aanvullingen op een tot stand gekomen overeenkomst zijn alleen geldig als deze schriftelijk zijn vastgelegd. Indien een wijziging of aanvulling leidt tot extra werkzaamheden, wordt hiervoor een aanvullende vergoeding in rekening gebracht. Als de hoogte daarvan niet vooraf wordt afgesproken, bepalen wij deze eenzijdig en naar redelijkheid.
- Als de opdrachtgever nalaat om de uitvoering of voortgang van een overeenkomst mogelijk te maken, zijn alle gevolgen en eventuele extra kosten volledig voor rekening en risico van de opdrachtgever.
- De Agent heeft ten allen tijde het recht om performance tijden van zijn Artiest(en) te wijzigen en zal de Organisator hiervan via E-mail in kennis stellen.
4. BETALING
- Al onze facturen zijn onmiddellijk te betalen tenzij een andere termijn vermeld op de betreffende factuur.
- Bij betaling na de overeengekomen termijn is op de vervaldag van rechtswege en zonder dat hiervoor enige ingebrekestelling vereist is een interest verschuldigd van 10% op het factuurbedrag. Dit zonder voorafgaande herinnering of formele kennisgeving.
- Er is van rechtswege en zonder dat hiervoor enige ingebrekestelling vereist is, een forfaitaire vergoeding verschuldigd van 10% op het factuurbedrag met een schadebeding van minimum €150,00.
- Protest van een factuur dient bekend te worden per aangetekend schrijven binnen 8 dagen na ontvangst van de factuur.
- In geval van betwisting zijn de rechtbanken van het arrondissement van onze bedrijfszetel bevoegd, dan wel de plaats van de rechtbanken van het resort van de verweerder, al naar gelang de keuze van Platform Music & Media BV opgemaakt.
5. PROMOTIE ARTIEST
- De Artiest moet worden aangekondigd en beschreven zoals de Artiestennaam in artikel 1 van het contract.
- De artiest dient ‘Top Billing’ te krijgen op alle artwork, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen per E-mail door Agent, en zal vermeld worden zoals de Artiestennaam in artikel 1 van het contract. Tevens zal de organisator te allen tijde de Agent een voorbeeld bezorgen van hoe de ‘Billing’ precies naar buiten zal gebracht worden.
- Fotomateriaal en biografie van de Artiest zullen door de Agent aan de Organisator ter beschikking worden gesteld nadat onderhavige overeenkomst getekend retour is gezonden en ontvangen.
- De Organisator zal zich jegens derden onthouden van het doen van negatieve uitlatingen over de Artiest of de Agent dan wel van enige andere uiting die deze partijen schade aan naam of reputatie zou kunnen toebrengen.
- Indien de Artiest verlaat is, door overmacht of anderszins het optreden van de artiest niet kan doorgaan, zal de organisator zo veel als redelijkerwijs mogelijk in goed onderling overleg met de Agent omtrent die situatie mededeling doen aan het publiek.
- Alle artwork betreffende de Artiest en zijn naam, inclusief maar niet beperkt tot gebruik van logo’s/persfoto’s/etc., dienen eerst te worden goedgekeurd door de Agent. Indien dit niet gebeurt kan er een boete opgelegd worden van 1000 EUR/week en/of de onmiddellijke annulering van het optreden waarbij alle kosten ten laste blijven van de Organisator.
- De Organisator zal minstens vijf (5) foto’s van de uitvoering van de Artiest, van goede kwaliteit en in hoge resolutie, doorsturen naar de Agent binnen één (1) dag na het evenement. De Artiest en het Agentschap kunnen deze foto’s gebruiken op de online kanalen. Indien de fotograaf credits dient te krijgen, moet dit mee vermeld worden bij het doorsturen van de foto’s.
- Indien de Organisator een Aftermovie maakt van het Evenement, dient de Artiest mee opgenomen te worden in deze Officiële Aftermovie. De Organisatie zal beelden eerst doorsturen naar de Agent ter goedkeuring, vooraleer de Aftermovie gepubliceerd wordt.
6. ANNULERING
- Bij eender welke annulering blijft te allen tijde de voorschotfactuur te betalen.
- Kosteloze annulering, uitgezonder de voorschotfactuur, zie punt 6A van de algemene voorwaarden, en daarmee ontbinding van dit contract is enkel mogelijk indien er een overheidsverbod geldt voor het evenement. Hierbij dient de Organisator aan Agent een document van dit overheidsverbod te bezorgen. Bij annulering zonder verbod van overheidshand zijn de kosten zoals gestipuleerd in punten D en E van toepassing.
- De niet-toekenning van de nodige vergunningen door de bevoegde overheden kan geenszins als een overheidsverbod worden beschouwd.
- Bij annulering door de Organisator meer dan 8 weken voor het evenement: Betaling van 50% van het restsaldo.
- Bij annulering door de Organisator minder dan 8 weken voor het evenement: betaling van het volledige restsaldo.
- De artiest is niet langer verplicht om zijn verplichtingen op grond van deze overeenkomst na te komen als de uitvoering onmogelijk, praktisch onuitvoerbaar of onveilig is geworden ten gevolge van bijvoorbeeld, maar niet beperkt tot, een van de volgende situaties:
- Overlijden, ziekte of ernstige verwonding van de Artiest;
- Overlijden, ziekte of ernstige verwonding van personen uit de onmiddellijke omgeving van de Artiest;
- Overmacht
- Brand
- Rellen, een betoging of een opstand in, rond of in de buurt van de locatie of ergens anders wanneer dit het vervoer van goederen of mensen naar de locatie belemmert.
- Een staking, lock-out of andere problemen met betrekking tot de Artiest en/of zijn tourmanager;
- Een besluit, bevelschrift of verordening uitgegeven door een gerechtelijke instantie of overheidsinstantie;
- Een oorlogsdaad of terroristische actie,
- Het ontbreken van elektriciteit of andere essentiële voorzieningen
- Extreme weersomstandigheden; of
- Alle andere omstandigheden buiten de macht van een van de partijen;
- Ontregeling van transport.
7. Alle verplichtingen van de Organisator die voortvloeien uit deze overeenkomst, blijven bestaan in het geval van een situatie zoals bedoeld in artikel 6.6. hierboven.
8. De Artiest kan niet aansprakelijk worden gehouden voor de niet-nakoming van de verplichting ten gevolge van een van de situaties zoals bedoelt in artikel 6.6 hierboven.
9. Naast wat vermeld wordt in artikel 6.6. heeft de Artiest ook het recht om de uitvoering te annuleren, in te korten of op een andere locatie te laten doorgaan in de volgende situaties, en dit zonder kosten:
- als de Organisator de in artikel 2 bedoelde prestatievergoeding niet betaalt;
- als, naar het oordeel van de Artiest, niet of niet langer is voldaan aan de vereisten inzake de apparatuur of de correcte werking ervan op het ogenblik van de controle of tijdens de uitvoering, behalve in het geval van grove nalatigheid van de Artiest of in het geval van apparatuur waarvan de correcte werking onder de verantwoordelijkheid van de Artiest valt (zie artikel 6);
- als niet is voldaan aan de accommodatievereisten zoals bedoeld in artikel 9C;
- als niet is voldaan aan een andere verplichting van de Organisator met als gevolg dat de uitvoering niet kan plaatsvinden zoals voorzien;
- in het geval van een uitzonderlijke carrièrekans voor de Artiest, zoals, maar niet beperkt tot, een belangrijk optreden en/of een wereldwijd evenement van grote betekenis;
- als een bepaalde activiteit onverenigbaar is met het reisschema voor de uitvoering zoals beschreven in deze overeenkomst;
- als het artwork niet is goedgekeurd of niet beantwoordt aan wat is beschreven in artikel
- als de uitvoering werd verplaatst naar een andere datum of locatie.
10. Naast wat vermeld wordt in artikel 6.6 en 6.9, heeft de Artiest ook het recht om de uitvoering te annuleren in de volgende situaties, en dit zonder kosten:
- als de Organisator zijn verplichtingen niet nakomt en er ondanks een schriftelijke ingebrekestelling niet in slaagt om die niet-nakoming recht te zetten binnen zeven (7) dagen, of, wanneer de resterende termijn tot de uitvoering korter is dan zeven (7) dagen, binnen de kortere termijn bepaald door het Agentschap en/of de Artiest, tenzij de nakoming reeds definitief onmogelijk is geworden. In dat geval is er geen ingebrekestelling vereist;
- als de Organisator failliet is verklaard of als een faillissementsaanvraag is ingediend;
- als de Organisator opschorting van betalingen heeft gekregen of aangevraagd;
- als een aanzienlijk deel van de goederen van de Organisator in beslag is genomen, inclusief, in elk geval, de goederen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering;
- in het geval van overdracht door de Organisator;
- in het geval van een onderbewindstelling met betrekking tot het kapitaal van de Organisator; als de Organisator de betaling aan zijn schuldeisers heeft stopgezet of wanneer kan worden verondersteld dat de Opdrachtgever niet langer in staat zal zijn om zijn schuldeisers te betalen.
11. De Artiest moet de Organisator onmiddellijk op de hoogte brengen van een annulering van de uitvoering. Een annulering kan slechts plaatsvinden als ze met redenen wordt omkleed.
12. Alle verplichtingen van de Organisator die voortvloeien uit deze overeenkomst, met uitzondering van 'in het geval van een uitzonderlijke carrièrekans voor de Artiest, zoals, maar niet beperkt tot, een belangrijk optreden en/of een wereldwijd evenement van grote betekenis;', blijven bestaan in het geval van een situatie zoals bedoeld in artikel 6.6. hierboven.
13. Een annulering dient vooreerst steeds te geschieden via E-mail waarna dit door Organisator steeds dient te worden bevestigd per aangetekend schrijven gericht aan de Agent. Als datum van de annulering zal de stempel van afgifte van het aangetekend schrijven bij het postkantoor worden aangenomen.
7. REPRODUCTIE
- Het opnemen, uitzenden of anderszins verspreiden of registeren van het optreden via welk medium dan ook is noch aan de Organisator noch aan derden toegestaan behoudens de uitdrukkelijk voorafgaande schriftelijke toestemming van de Artiest. Alle intellectuele eigendomsrechten, waaronder het auteursrecht en de naburige rechten, voortvloeiende uit het overeengekomen optreden komen geheel en uitsluitend toe aan de Artiest.
- De Organisator zal een of meer crewleden van de Artiest toestaan om professionele foto- of filmopnames van de uitvoering en het evenement te maken. De persoon die deze opnames maakt, krijgt overal op de locatie onbelemmerde toegang, zolang dit de opnames ten goede komt. Als de Organisator de toestemming heeft, of later zal verkrijgen, van de evenementbezoekers om foto- of filmopnames van deze bezoekers te gebruiken, neemt hij de Artiest op in deze toestemming of staat hij de Artiest het gebruik van deze opnames toe. De Artiest wordt eigenaar van alle opnames die zijn gemaakt met betrekking tot dit artikel.
- De Artiest erkent dat personen die de uitvoering bijwonen, eventueel smartphones met een camera bijhebben. Hun aanwezigheid heeft niet tot gevolg dat de Organisator in strijd met deze overeenkomst handelt.
- De Artiest erkent dat personen die de uitvoering bijwonen, eventueel smartphones met een camera bijhebben. Hun aanwezigheid heeft niet tot gevolg dat de Organisator in strijd met deze overeenkomst handelt.
- De Organisator is aansprakelijk voor alle schade die door de Artiest zal worden geleden ten gevolge van overtreding van het hiervoor onder 7A en 7B bepaalde. Bij overtreding van het hiervoor onder 7A en 7B bepaalde, dient de Organisator een schadevergoeding te betalen aan de Artiest, overeenkomstig met de geleden schade, ten bedrage van een forfaitair minimum van € 15.000,-
8. BEPALINGEN MET BETREKKING TOT HOSPISTALITY
Het is de volledige verantwoordelijkheid van de Organisator om deze fiche aan te vragen bij het Agentschap. Wanneer de Organisator de rider niet heeft ontvangen, kan hij dit niet inroepen als een excuus voor de niet-levering van de vereiste voorzieningen.
- De Organisator dient de Artiest en, in voorkomend geval, de tourmanager te voorzien van drank en eten op aanvraag, in de mate van het mogelijke.
- Organisator zal voor de artist een stagemanager voorzien welke de Artiest zal begeleiden voor en na het optreden van en naar de parking/de backstage/het podium/…
- Organisator dient eveneens te zorgen voor propere sanitaire voorzieningen voor de Artiest, gescheiden van het publiek en in de nabijheid van het podium.
- Alle bijkomende kosten uit de rider zijn voor kosten van de Organisator en kunnen in geen geval worden verhaald op Agent of Artiest.
- Organisator dient zich voorafgaand aan ondertekening van dit contract te vergewissen dat deze beschikt over alle benodigde vergunningen en toelatingen betreffende organisatie van het evenement.
- Organisator zal alle in verband met het optreden van de Artiest verschuldigde belastingen en heffingen voor eigen rekening nemen.
- De Organisator verstrekt veiligheid in de ruimste zin van het woord om de Artiest en zijn bezittingen alsook zijn entourage en bezittingen van zijn entourage, voor, tijdens en na het optreden te beschermen. De Organisator zal verantwoordelijk gehouden worden voor enigerlei schade en of diefstal van apparatuur van de Artiest of fysiek geweld tegen de Artiest. De Artiest is niet aansprakelijk voor schade van welke aard van ook die door of tijdens het optreden is veroorzaakt, behoudens voor zover zulke schade te wijten is aan zijn eigen grove schuld of opzet. De organisatie vrijwaart de Artiest voor alle eventuele kosten, schades en vorderingen welke verband houden met het evenement en/of optreden.
- De Organisator verstrekt werkvergunningen en visa (en neemt de extra kosten die worden gemaakt om een visum te verkrijgen op zich) om legaal te kunnen werken in het land van de locatie op de dag van de uitvoering. Die documenten zijn geldig voor de duur van het verblijf van de Artiest, de tourmanager en de crew van de Artiest. Alle kosten verbonden aan de bovenvermelde werkvergunningen en visa zijn voor rekening van de Organisator en worden niet gedekt door de prestatievergoeding.
9. AANWEZIGE APPARATUUR
Gelieve de 'technische fiche' voor de Artiest te controleren. Die wordt als een afzonderlijk document naar de Organisator gestuurd. Een getekende kopie van de technische fiche moet worden teruggestuurd naar het Agentschap. Deze fiche maakt integraal deel uit van de overeenkomst en moet nauwgezet worden opgevolgd. De Organisator moet ALLE vereiste items uit deze fiche leveren en betalen, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen. Alle wijzigingen aan deze fiche moeten schriftelijk worden goedgekeurd door het Agentschap.
Het is de volledige verantwoordelijkheid van de Organisator om deze fiche aan te vragen bij het Agentschap. Wanneer de Organisator de fiche niet heeft ontvangen, kan hij dit niet inroepen als een excuus voor de niet-levering van het vereiste materiaal.
- De artiest moet voldoende plaats hebben achter de DJ-booth zodat hij zich vrij kan bewegen.
- Organisator garandeert dat de apparatuur van goede kwaliteit is. Indien Artiest in duidelijk mate wordt belemmerd in het geven van zijn optreden door tekort schietende apparatuur, dan wel door andere ernstige gebreken tot het zaalgeluid, het podium, de veiligheid, of andere essentiële eigenschappen van het optreden, dan is de Artiest gerechtigd het optreden te beëindigen, zonder dat Agent tot enige restitutie van enige betaalde bedragen door Organisator gehouden is. Agent zal zo spoedig als mogelijk zowel per telefoon als email de reden van het voortijdig gestaakte of niet begonnen optreden meedelen aan Organisator onder opgave van redenen.
- Organisator is ten allen tijde eindverantwoordelijke betreffende het respecteren van de geluidsnormen. Een technisch verantwoordelijke van de Organisator dient steeds aanwezig te zijn met voldoende kennis van de geldende wetgeving. Deze verantwoordelijke zal het geluidsniveau waar nodig limiteren en bijsturen. Artiest, Agent of entourage kunnen in deze nooit aansprakelijk worden gesteld voor eventueel vastgestelde overtredingen dienaangaande. Indien Artiest, Agent of entourage toch verantwoordelijk zouden worden gesteld zal Organisator hen ten allen tijde vrijwaren tegenover derden. Alle eventuele schadevergoedingen en/of boetes die hun ten laste zouden worden gelegd zullen onverwijld door Organisator vergoed worden.
- Wanneer het de bedoeling is dat de uitvoering buiten plaatsvindt, moet de Organisator ervoor zorgen dat het podium passend is overdekt, zodat de podiumuitrusting van de Artiest, het podium zelf en de geluids- en verlichtingssystemen voor festivals (met inbegrip van maar niet beperkt tot microfoons, het monitorsysteem voor het podium, mengpanelen, instrumenten, bedrading enz.) bij regen volledig droog blijven. De Artiest heeft als enige het recht om te goeder trouw te bepalen of deze overdekking en de aarding geschikt zijn.
10. SCHADELOOSSTELLING
De Organisator zal de Artiest, de managers, boekhouders, advocaten en agenten van de Artiest en hun respectieve opdrachtnemers, werknemers, licentiehouders en vertegenwoordigers schadeloosstellen, beschermen en vrijwaren van en tegen alle mogelijke vorderingen, eisen, procedures, schade of kosten (met inbegrip maar niet beperkt tot redelijke advocatenhonoraria) die rechtstreeks voortvloeien uit de uitvoering, met inbegrip maar niet beperkt tot:
- elk verlies, elke beschadiging en/of vernietiging van de instrumenten en de uitrusting van de Artiest en/of van zijn respectieve werknemers, opdrachtnemers of agenten op de plaats van de uitvoering, met inbegrip van maar niet beperkt tot schade, verlies of vernietiging veroorzaakt door krachten die zich aan de macht van de partijen onttrekken;
- schade of verwonding van de uitbaters, of schade aan de locatie of aan een inrichting of persoonlijke bezittingen op die locatie, veroorzaakt door fans of door een andere aanwezige op de locatie
11. VLUCHTEN & ACCOMMODATIE (internationale optredens)
- REIZEN
- De Organisator zal retour vluchten betalen voor de Artiest, en in voorkomend geval, de tourmanager, van en naar een luchthaven wat afgesproken dient te worden met de Agent.
- Vluchten worden geboekt via het reisbureau van het Agency. De factuur hiervan wordt bezorgd aan de Organisator en dient onmiddelijk betaald te worden.
- De vluchten worden pas bevestigd zodra de gelden ontvangen zijn. De vluchtprijs kan stijgen, indien de betaling op zich laat wachten. De meerkost zal ook betaald worden door de Organisator.
- Vluchten dienen 90 dagen voor de datum van het optreden geboekt zijn.
- Er wordt geen gebruik gemaakt van "low budget" maatschappijen, tenzij dit vooraf afgesproken wordt met de Agent.
- Vluchten dienen altijd per e-mail goedgekeurd en bevestigd te worden door Agent.
2. TRANSPORT
- De Organisator zal een chauffeur regelen voor vervoer tussen luchthaven, hotel en evenement. De chauffeur mag absoluut niet onder invloed zijn van alcohol en/of drugs.
- Het type wagen waarmee de Artiest zal worden vervoerd dient 2 weken op voorhand te worden doorgegeven aan Agent. In de wagen mag niet gerookt worden, geen luide muziek gespeeld worden en de chauffeur dient zich ten allen tijde te houden aan de snelheids- en verkeersreglementen.
- De Artiest wordt in de luchthaven opgewacht door een chauffeur. Als de Artiest langer dan een kwartier moet wachten op de chauffeur, heeft hij het recht om een taxi te nemen en zal hij de taxikosten terugvorderen van de Organisator. Als de Artiest na de uitvoering naar de luchthaven moet worden gebracht en als hij niet op tijd wordt opgehaald en daardoor zijn vlucht mist, heeft de Artiest het recht om een nieuwe vlucht en, zo nodig, een hotelkamer te boeken en deze kosten terug te vorderen van de Organisator.
3. ACCOMODATIE
- De Organisator zal een dubbele kamer (per lid van de Artiest en, in voorkomend geval, de tourmanager) voorzien in een kwaliteitshotel (minimum 4 sterren), inclusief ontbijt, roomservice en gratis WiFi toegang. Alle hotelkamers moeten worden geboekt met een vroege check-in (afhankelijk van het aankomstuur van de vlucht) & late check-out. Het hotel dient altijd per e-mail goedgekeurd en bevestigd te worden door Agent.
- Er dient ook een Food & Beverage tegoed van 75 EUR op het totale hotel rekening vrij gemaakt te worden. En dit voor elk lid van de Artiest en, in voorkomend geval, ook de tourmanager. De Organisator zorgt ervoor dat zijn credit kaart gegevens gekend zijn bij het hotel. In geen geval wordt er bij check in credit kaart gegevens opgevraagd van de artiest.
- De Organisator zal 2 weken voor het event de Itinerary, met alle nodige informatie, bezorgen aan de Agent.
12. INTELLECTUELE EIGENDOM
Alle materialen die door het Agentschap ter beschikking worden gesteld van de Organisator, met inbegrip van maar niet beperkt tot het gebruik van de naam van de Artiest, de afbeelding en/of het logo van de Artiest en elk ander intellectueel eigendom dat in het bezit of onder de controle is van de Artiest, zullen enkel worden gebruikt in verband met de promotie van de uitvoering van de Artiest op de datum van de verbintenis en blijven het eigendom van het Agentschap of van de Artiest, zoals van toepassing. Het Agentschap heeft zeggenschap over elk gebruik van de materialen. Wanneer het Agentschap naar eigen oordeel meent dat het gebruik van de materialen een negatieve weerslag zou kunnen hebben op de Artiest of op de intellectuele-eigendomsrechten van de Artiest, zal de Organisator na ontvangst van de schriftelijke kennisgeving hiervan door het Agentschap, zijn uiterste best doen om de verdere verspreiding van het promotiemateriaal dat in die kennisgeving werd vermeld, onmiddellijk tegen te houden. Hij zal onmiddellijk de ongebruikte materialen vernietigen of teruggeven aan de verzoekende partij op kosten van de Organisator.